Como organizar leads que chegam pelo WhatsApp?

Por que o WhatsApp perde lead

O WhatsApp é ótimo para conversar e péssimo para lembrar. A conversa desce na lista, o vendedor troca de aparelho, o cliente pediu orçamento e ninguém retomou. Perde-se sem ninguém perceber.

As quatro informações mínimas

Origem: por onde a pessoa entrou (site, Instagram, anúncio, indicação).
Responsável: quem atende. Um por lead.
Etapa: novo, em atendimento, orçamento enviado, negociação, fechado, perdido.
Próxima ação com data: "retornar dia 3", "enviar proposta até quinta".

Com ou sem CRM?

Dá para começar em planilha, com essas quatro colunas mais nome, telefone e valor. Funciona até uns 50 leads por mês com uma ou duas pessoas. Acima disso, CRM: as etapas viram funil visual, os lembretes disparam sozinhos e o gestor vê o total sem perguntar.

Distribuição entre vendedores

Quando mais de uma pessoa atende, defina a regra antes: rodízio, região, produto ou porte do cliente. A regra pode ser automatizada para que o lead novo já chegue com dono.

A lista mais valiosa: quem não fechou

Todo lead que pediu orçamento e não comprou deve ter motivo registrado (preço, prazo, sumiu, comprou do concorrente). Essa lista, revisada toda semana, é onde está a maior parte da venda recuperável.

Follow-up com prazo

Orçamento enviado sem resposta: retomar em 2 dias, 7 dias e 15 dias. O lembrete é automático; a mensagem é humana. Depois do terceiro contato, marcar como perdido com motivo e seguir.

Exemplo de rotina do gestor (10 minutos por dia)

Leads novos sem responsável: zero?
Orçamentos sem retorno há mais de 2 dias: quem são?
Perdidos da semana: qual motivo mais aparece?

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